Yayın tarihi:
İhale dosyası tercümesinde iki risk vardır: teklif bilgisinin dışarı sızması ve çevirinin son teklif saatine yetişmemesi. Birincisi yazılı gizlilik sözleşmesi, sınırlı ekip erişimi ve dosyaların parola korumalı aktarımıyla; ikincisi ise son teklif saatinden geriye doğru kurulan bir takvimle yönetilir. Takvimde çeviri kadar noter onayı, apostil ve gerekiyorsa konsolosluk tasdiki için de yer ayrılmalıdır.
Bir ihale dosyası tek bir belge değildir. İçinde teknik şartnameye verilen cevaplar, birim fiyat teklif cetveli, alt yüklenici listesi, iş ortaklığı beyannamesi, bilanço ve gelir tablosu, iş deneyim belgeleri, marka ve patent bilgileri bulunur. Bunların bir kısmı zaten kamuya açıktır; asıl korunması gereken fiyat kalemleri, maliyet varsayımları, tedarikçi isimleri ve teknik çözümün ayırt edici kısmıdır.
Rakibin öğrenmesi hâlinde teklifinizi anlamsız kılacak her veri, çeviri sürecinde de aynı hassasiyetle ele alınmalıdır. Çeviri bürosu bu noktada, teklifi hazırlayan ekibin bir uzantısı gibi çalışır.
Gizlilik sözleşmesini işi verdikten sonra değil, dosyayı paylaşmadan önce imzalayın. Çoğu ihtilaf, teklif dosyasının fiyat sayfalarının "ön inceleme" adı altında sözleşmesiz gönderilmesinden doğar.
Fiyat içeren sayfaları serbest e-posta ekiyle göndermek en zayıf yöntemdir. Parola korumalı arşiv dosyası, parolanın ayrı kanaldan iletilmesi ve indirme süresi sınırlı bir bağlantı kullanılması üçü bir arada iş görür. Hacimli teknik şartnamelerde dosyayı bölmek de mümkündür: fiyat cetveli bir kişiye, teknik metin başka bir çevirmene gider. Bu ayrım, tek bir kişinin teklifin tamamını görmesini engeller.
Bazı kurumsal firmalar çeviriyi kendi güvenli sunucuları üzerinden yaptırmayı tercih eder. Bu da uygulanabilir bir yöntemdir; büronun teknik olarak buna hazır olup olmadığını baştan sorun.
İhalede esnek olmayan tek veri son teklif verme saatidir. Bu yüzden takvim ileriye değil, o saatten geriye doğru kurulur. Çeviri, zincirin yalnızca bir halkasıdır; arkasında noter onayı, apostil ve kimi ülkeler için konsolosluk tasdiki durur. Bu halkalardan biri atlanırsa metin doğru çevrilmiş olsa bile dosya reddedilebilir.
Yurt dışı ihalelerinde ve yabancı finansman kuruluşlarının fonladığı işlerde belge zincirinin uzunluğunu hafife almayın. Ankara'da ihale dokümanları tercümesi taleplerinde en sık yaşanan sorun, çeviriye zamanında başlanmış olmasına rağmen onay adımlarının takvime hiç yazılmamış olmasıdır.
| Aşama | Kim yürütür | Planlamada dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Son teklif saati | İdare / EKAP | Sabit; pazarlık edilemez |
| Dosyanın ciltlenmesi ve teslimi | Teklif ekibi | Elden teslimde yol ve sıra süresi hesaba katılır |
| Konsolosluk tasdiki | İlgili ülke konsolosluğu | Randevu günleri sınırlıdır, önceden alınmalı |
| Apostil veya valilik onayı | Valilik / Kaymakamlık, adli belgelerde Adliye | Yalnızca Türk resmî belgelerine verilir |
| Noter onayı | Noterlik | Mesai saatiyle sınırlıdır; cuma öğleden sonrası risklidir |
| Çeviri ve son okuma | Yeminli tercüman + editör | Terim listesi baştan verilirse revizyon turu kısalır |
| Kaynak metnin kesinleşmesi | Teklif ekibi | En kritik adım; aşağıya bakınız |
İhale dosyaları son ana kadar değişir. Teklif fiyatı düzeltilir, bir alt yüklenici listeden çıkar, zeyilname gelir ve teknik şartname maddesi değişir. Buna rağmen "metin netleşsin de öyle gönderelim" demek çoğu zaman kaybettirir.
Pratik çözüm dosyayı ikiye ayırmaktır. Değişmeyecek kısımlar — ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri, faaliyet belgesi, önceki işlere ait iş deneyim belgeleri, mali tablolar — hemen çeviriye verilir ve onay zinciri başlatılır. Fiyat cetveli, teknik teklif metni ve taahhütnameler son sürümü beklerler. Böylece son güne yalnızca kısa bir metin kalır.
Zeyilname yayımlandığında çevirisi yapılmış metinlerin hangilerinin etkilendiğini hemen büroya bildirin. Değişen tek bir teknik madde, ona atıf yapan üç ayrı belgenin çevirisini geçersiz kılabilir.
İhale dosyasında aynı kavram onlarca yerde geçer. "Muayene ve kabul komisyonu", "geçici teminat", "iş artışı", "ceza-i şart" gibi ifadelerin hedef dilde tek bir karşılığı olmalıdır. Farklı sayfalarda farklı karşılık kullanılırsa, idare bunu iki ayrı yükümlülük gibi okuyabilir.
Bunun önüne geçmenin yolu, işin başında kısa bir terim listesi paylaşmaktır. Firmanızın daha önce kullandığı İngilizce unvanlar, ürün adları, birim tanımları ve varsa yabancı ortağın resmî ticaret unvanı bu listeye girer. Beş dakikalık bir hazırlık, son okuma turunu ciddi biçimde kısaltır.
İş ortaklığı veya konsorsiyum kurulduğunda yabancı ortağın belgeleri de dosyaya girer: kuruluş belgesi, imza yetkilisi beyanı, vergi kaydı, mali tablolar. Bu belgeler kendi ülkelerinde apostil almış olmalı, ardından Türkçeye yeminli tercümesi yapılıp noterde onaylanmalıdır. Apostilin belgenin düzenlendiği ülkede alındığını, Türkiye'de sonradan alınamayacağını yabancı ortağa baştan bildirin — takvimi en çok sarsan yanlış anlama budur.
Yurt dışındaki bir idareye teklif veriyorsanız yön tersine döner: Türk belgeleriniz valilikten apostil alır, hedef dile çevrilir, noterde onaylanır ve gerekiyorsa o ülkenin Ankara'daki konsolosluğunda tasdik edilir. Hangi ülkenin hangi sırayı istediği değişkendir; şartnamede yazmıyorsa konsolosluğa sormak en güvenlisidir.
Apostil, yeminli tercüme, noter onayı… hangisi ne demek?
Tercüme Terimleri Sözlüğü
Onur Tercüme
